Flujos Instantáneos en Power Automate: Límites y Licencias

En el dinámico mundo de la automatización empresarial, Microsoft Power Automate se ha consolidado como una herramienta indispensable para simplificar tareas y procesos. Sin embargo, para aprovechar al máximo su potencial, es crucial comprender a fondo los entresijos de su sistema de licenciamiento y los límites asociados, especialmente para los populares flujos instantáneos. Una gestión adecuada de las licencias no solo garantiza el cumplimiento, sino que también previene interrupciones inesperadas y optimiza los costos operativos de su organización.

Este artículo desglosa los aspectos más relevantes del licenciamiento y los límites de las solicitudes de Power Platform (PPR) para los flujos instantáneos, proporcionando una guía clara para que sus automatizaciones funcionen sin contratiempos y con la máxima eficiencia.

¿Qué son los Flujos Instantáneos en Power Automate?

Los flujos instantáneos, también conocidos como flujos de botón o flujos activados por Power Apps o disparadores híbridos, son un tipo de automatización en Power Automate que se ejecuta manualmente. A diferencia de los flujos automatizados o programados que se disparan por eventos o en intervalos de tiempo definidos, un flujo instantáneo requiere la intervención de un usuario para iniciarse. Esta característica los hace ideales para tareas ad-hoc, aprobaciones rápidas o integraciones directas con aplicaciones como Power Apps, donde el usuario final necesita un control explícito sobre cuándo se ejecuta la automatización.

La particularidad de los flujos instantáneos radica en cómo gestionan sus límites y licencias: a diferencia de los flujos automatizados o programados que utilizan la licencia del propietario del flujo, los flujos instantáneos consumen la licencia del usuario que los invoca.

El Intrincado Mundo del Licenciamiento de Power Automate

Comprender las opciones de licenciamiento de Power Automate es fundamental para garantizar que sus flujos operen dentro de las normativas de uso y con el rendimiento esperado. Existen varios planes que otorgan diferentes capacidades y límites:

Licencias de Usuario

• Power Automate Premium (anteriormente Por Usuario): Esta es la licencia más recomendada para la mayoría de los usuarios. Permite acceso a conectores premium, capacidades de automatización robótica de procesos (RPA) asistida y el desarrollo de flujos de escritorio. Si un flujo instantáneo utiliza conectores premium, cada usuario que lo ejecute deberá tener una licencia Power Automate Premium.
• Licencias de Microsoft 365: Incluyen derechos de uso limitados para Power Automate, centrados en la productividad personal y el acceso a conectores estándar. Son ideales para escenarios básicos de automatización sin la necesidad de funcionalidades premium o RPA.
• Licencias de Dynamics 365 y Power Apps: Proporcionan capacidades de Power Automate para extender y personalizar estas aplicaciones, permitiendo el uso de conectores premium y flujos de procesos de negocio dentro del contexto de la aplicación. Si un flujo instantáneo se ejecuta en el contexto de una aplicación de Power Apps o Dynamics 365, el usuario invocador necesitará una licencia de Power Apps Premium o Dynamics 365.

Licencias de Proceso (para Flujos)

La licencia Process de Power Automate (anteriormente Por Flujo o RPA Desatendida) es una opción robusta diseñada para automatizaciones de procesos empresariales centrales, especialmente aquellas que no requieren interacción humana (RPA desatendida) o que son invocadas por un gran número de usuarios. Cuando un flujo tiene asignada una licencia Process, utiliza los límites y capacidades de esta licencia, independientemente de quién lo ejecute. Esto es particularmente útil para flujos instantáneos que serán utilizados por muchos usuarios, ya que elimina la necesidad de que cada invocador tenga una licencia Premium individual, ofreciendo un costo mensual fijo y predecible.

Entendiendo las Solicitudes de Power Platform (PPR)

Las Solicitudes de Power Platform (PPR) son la unidad de medida para el uso de Power Automate y otras aplicaciones de Power Platform. Cada vez que un flujo realiza una acción (disparador, acción de conector, acción HTTP o acción integrada como inicializar una variable), consume una PPR. Es crucial entender cómo se calculan:

• Acciones y Disparadores: Cada paso en un flujo, ya sea un disparador o una acción, cuenta como una PPR.
• Bucles y Aplicar a cada uno: Si una acción está dentro de un bucle, cada iteración del bucle cuenta como una PPR para esa acción. Por ejemplo, si un bucle se ejecuta 10 veces con 2 acciones dentro, generará 20 PPRs adicionales.
• Reintentos y Paginación: Las reintentos de acciones fallidas y las solicitudes adicionales para paginación de datos también se suman al conteo de PPRs.

Límites de PPR para Flujos Instantáneos

Los límites de PPR para un flujo instantáneo dependen directamente de la licencia del usuario que lo invoca. Estos límites son diarios (por período de 24 horas) y se asignan por usuario o por flujo, no se agrupan a nivel de inquilino o entorno para las licencias de usuario.

Es importante destacar que, durante el período de transición actual, los límites pueden ser más elevados, pero Microsoft recomienda planificar según los límites finales para asegurar el cumplimiento a largo plazo.

Consecuencias de Exceder los Límites de PPR

Cuando un flujo instantáneo (o cualquier tipo de flujo) excede consistentemente sus límites de PPR, Power Automate implementa mecanismos de control para proteger la estabilidad del servicio. Esto se manifiesta de varias maneras:

• Degradación del Rendimiento: El efecto más inmediato es la ralentización de las ejecuciones. Las acciones subsecuentes se retrasan, lo que puede afectar significativamente la eficiencia de sus procesos automatizados.
• Notificaciones: Los propietarios del flujo y, en ocasiones, los usuarios, recibirán notificaciones por correo electrónico alertando sobre los excedentes y ofreciendo consejos para mitigar el problema.
• Suspensión del Flujo: Si un flujo excede sus límites de forma persistente durante 14 días consecutivos, Power Automate puede suspenderlo. Una vez suspendido, el flujo dejará de ejecutarse hasta que se tomen medidas correctivas, como la asignación de una licencia superior o la optimización del diseño del flujo.

Estrategias de Optimización y Mejores Prácticas

Para evitar exceder los límites de PPR y garantizar un rendimiento óptimo de sus flujos instantáneos, considere las siguientes prácticas recomendadas:

• Diseño Eficiente del Flujo:
  • Minimice las Acciones: Revise su flujo para identificar y reducir el número de acciones. Utilice parámetros de filtro (como OData) y las opciones de "Primeros X elementos" en los conectores para recuperar solo los datos necesarios.
  • Optimice Bucles: Si utiliza bucles "Aplicar a cada uno", asegúrese de que el número de iteraciones sea el mínimo indispensable.
  • Reduzca la Frecuencia: Aunque son instantáneos, si un flujo se invoca con demasiada frecuencia, considere si hay formas de consolidar o agrupar las ejecuciones si el contexto lo permite.
  • Manejo de Archivos: Sea consciente del tamaño de los archivos procesados, ya que pueden generar más solicitudes al mover grandes volúmenes de datos.
  • Uso de Variables: Si una propiedad de una acción con una salida grande se usa varias veces, considere almacenarla en una variable para evitar procesar la salida completa repetidamente.
• Actualización de Licencias:
  • Licencia Process: Para flujos instantáneos de alto volumen o que serán ejecutados por muchos usuarios, la licencia Process es la solución más rentable y de mayor rendimiento, ofreciendo hasta 250.000 PPRs por día.
  • Pago por Uso (Pay-as-you-go): Para escenarios de escala extremadamente alta, puede vincular su entorno a una suscripción de Azure. Esto permite que los flujos consuman PPRs por encima de los límites asignados por licencia, pagando solo por el excedente. Es una forma de asegurar que los flujos no se ralenticen, aunque siempre se requiere una licencia base.

Consideraciones Avanzadas de Licenciamiento

Usuarios Invitados

Si un usuario invitado (externo a su inquilino) necesita utilizar un flujo instantáneo que consume conectores premium, deberá tener una licencia de Power Automate Premium asignada, ya sea en su inquilino de origen o directamente en el inquilino que aloja el flujo.

Flujos Padre e Hijo

Cuando un flujo principal llama a un flujo secundario, el flujo secundario hereda el contexto de licenciamiento del principal. Si el flujo principal es instantáneo, el flujo secundario utilizará los límites del usuario que invocó el flujo principal. Sin embargo, si el flujo secundario tiene su propia licencia Process asignada, prevalecerá la licencia Process del flujo secundario.

Cuentas de Servicio y Multiplexación

El uso de cuentas de servicio compartidas (cuentas de usuario de Microsoft Entra cuyas credenciales se comparten entre múltiples usuarios) como propietarios de flujos o para ejecutarlos es una práctica desaconsejada por razones de seguridad y cumplimiento. Además, puede llevar a la multiplexación, una violación de los términos de licencia.

La multiplexación ocurre cuando se utiliza hardware o software para reducir el número de licencias que se deberían comprar, por ejemplo, cuando un solo usuario o cuenta de servicio actúa como intermediario para que múltiples usuarios accedan indirectamente a funcionalidades premium sin tener sus propias licencias. Para evitar la multiplexación y los riesgos de seguridad, se recomienda utilizar entidades de servicio como propietarios de flujos para automatizaciones no interactivas de alto volumen, o asegurar que cada usuario que se beneficia de un flujo premium tenga la licencia adecuada.

Aprobadores de Flujos

Si su flujo instantáneo incluye un paso de aprobación, los usuarios que simplemente responden a las solicitudes de aprobación (aprobando o rechazando) no necesitan una licencia Power Automate Premium. La licencia relevante sigue siendo la del usuario que inició el flujo instantáneo o la licencia Process asignada al flujo.

Preguntas Frecuentes (FAQ)

A continuación, respondemos a algunas de las preguntas más comunes sobre los límites y licencias de los flujos instantáneos en Power Automate:

¿Qué sucede si un flujo instantáneo utiliza conectores premium y no todos los usuarios tienen licencia Premium?

Si un flujo instantáneo utiliza conectores premium, cada usuario que lo ejecute necesitará una licencia Power Automate Premium. Si no la tienen, el flujo se degradará en rendimiento y, si persiste el incumplimiento, podría ser suspendido. La alternativa recomendada es asignar una licencia Process al flujo para que este cubra su propio uso, independientemente de la licencia de los usuarios.

¿Los aprobadores de un flujo necesitan una licencia Premium?

No, los usuarios que solo responden a las solicitudes de aprobación (aprobando o rechazando) no necesitan una licencia Premium. La licencia relevante es la del usuario que inició el flujo instantáneo o la licencia Process del flujo.

¿Las solicitudes de Power Platform se agrupan a nivel de inquilino o entorno?

No, las solicitudes de Power Platform para licencias de usuario (como Power Automate Premium o Microsoft 365) no se agrupan. Cada usuario tiene su propio límite diario de PPRs, lo que asegura que un usuario con un uso muy intensivo no consuma la capacidad de todo el inquilino.

¿Qué es la multiplexación y por qué debo evitarla?

La multiplexación es el uso de un intermediario (como una cuenta de servicio compartida) para permitir que múltiples usuarios accedan indirectamente a funcionalidades de Power Automate sin adquirir las licencias individuales requeridas. Esto se considera una violación de los términos de licencia de Microsoft y puede resultar en problemas de cumplimiento y riesgos de seguridad. Se debe evitar asegurando que cada usuario que se beneficia de un flujo premium tenga la licencia adecuada o licenciando el flujo con una licencia Process.

¿Cómo puedo saber si mi flujo excede los límites?

Power Automate le notificará con banners en el portal del flujo y correos electrónicos si su flujo está experimentando ralentizaciones o excediendo los límites. Además, puede consultar la sección "Análisis" en la página de detalles de su flujo para ver el uso de acciones y las métricas de rendimiento.

¿Pueden los clientes de Microsoft 365 crear flujos instantáneos en soluciones?

Sí, los clientes de Microsoft 365 pueden crear flujos en soluciones, siempre y cuando el entorno en el que se crea el flujo tenga una base de datos de Dataverse asociada. El entorno predeterminado de Power Automate viene con una base de datos de Dataverse por defecto.

Conclusión

El dominio del licenciamiento y los límites de las solicitudes de Power Platform es un pilar fundamental para el éxito de sus automatizaciones con Power Automate. Entender cómo los flujos instantáneos consumen las licencias del usuario invocador y cuándo es necesario optar por una licencia Process o considerar el pago por uso, le permitirá diseñar soluciones robustas, eficientes y conformes. Al aplicar las mejores prácticas de diseño y mantenerse informado sobre las directrices de licenciamiento, podrá evitar interrupciones y asegurar que sus procesos de negocio fluyan con la máxima fluidez.

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